06 Bezahlen

In diesem Kapitel kassieren Sie eine Bestellung: bar mit Wechselgeld, mit Karte (mit oder ohne Trinkgeld) oder über den Cash Recycler (VNE). Sie lernen, wie Sie eine Rechnung auf mehrere Gäste aufteilen, wie Sie einen Beleg nachdrucken und wie Sie nach dem Bezahlen eine Rückgabe buchen. Zum Schluss erfahren Sie, was nach dem Bezahlen nicht mehr geändert werden kann und warum.

Überblick: Der Weg zur Zahlung

Ziel: Wissen, wo Sie eine Zahlung starten und was die Zahlungsseite zeigt.

Wer darf das: Admin, Manager, Kassierer, Kellner.

1. Öffnen Sie die Bestellung (zum Beispiel über den Tischplan oder Menü › Bestellverwaltung › Bestellungen und dort Bearbeiten).
2. Unten rechts unter dem Warenkorb sehen Sie neben Küche die Zahlungsschaltflächen Bar, Karte und VNE (VNE = Cash Recycler, der Bargeldautomat). Sie sind nur aktiv, wenn die Bestellung mindestens einen Artikel und einen Tisch hat. Bestellung an Tisch 43 mit den Schaltflächen Küche, Bar, Karte und VNE (rot markiert)
3. Tippen Sie auf Bar oder Karte. Die Kasse speichert die Bestellung, öffnet die Seite Bestellung #… bezahlen und öffnet sofort das passende Eingabefenster.
4. Wenn Sie das Eingabefenster mit Abbrechen schließen, bleiben Sie auf der Zahlungsseite. Sie sehen dort:
   • links die Bestellübersicht mit allen Artikeln (Extras als eigene Zeile, zum Beispiel „+ Extra 1,00"), Rabatten, Pfand und dem GESAMT-Betrag,
   • rechts den Kasten Zahlung mit Bestellsumme, Erfasste Zahlungen, Bezahlt gesamt, Restbetrag und unter Zahlung hinzufügen den Schaltflächen Bar, Karte und VNE. Zahlungsseite von Bestellung #2 (31,70 €), noch keine Zahlung erfasst
5. Mit Zur Bearbeitung kehren Sie zur Bestellung zurück, mit Tisch zum Tischplan.

Bar kassieren mit Wechselgeld

Ziel: Eine Bestellung bar kassieren und das Wechselgeld richtig herausgeben. Beispiel: Bestellung #2 an Tisch 43 über 31,70 €, der Gast gibt 50 €.

Wer darf das: Admin, Manager, Kassierer, Kellner.

1. Tippen Sie in der Bestellung auf Bar (oder auf der Zahlungsseite unter Zahlung hinzufügen auf Bar).
2. Das Fenster Manuelle Barzahlung öffnet sich. Oben steht Zu kassieren: €31,70, daneben die Kacheln Bargeld angenommen (€0,00) und Restbetrag (€31,70). Fenster Manuelle Barzahlung, noch kein Betrag eingegeben
3. Geben Sie den Betrag ein, den der Gast Ihnen gibt:
   • Schnellbeträge: Tippen Sie auf einen Geldschein (5, 10, 20, 50 oder 100 €). Jeder Tipp addiert den Schein, zweimal 20 € ergibt also 40 €.
   • Tastenfeld: Tippen Sie den Betrag mit den Ziffern ein, das Komma für Cent. Mit ⌫ löschen Sie die letzte Ziffer; ⌫ gedrückt halten löscht alles.
4. Die Kachel Bargeld angenommen zeigt den eingegebenen Betrag. Die zweite Kachel zeigt das Wechselgeld (im Beispiel €18,30) oder, wenn der Betrag noch nicht reicht, den Restbetrag. 50 € angenommen, Wechselgeld 18,30 € (rot markiert)
5. Lesen Sie das Wechselgeld ab und tippen Sie auf €50,00 bestätigen (die Schaltfläche nennt immer den eingegebenen Betrag).
6. Die Kasse bucht die Zahlung, schließt die Bestellung ab, druckt den Beleg und springt sofort zu einer neuen, leeren Bestellung. Geben Sie dem Gast das Wechselgeld.

Teilbetrag bar

Ziel: Ein Gast zahlt zuerst nur einen Teil bar, der Rest folgt (ebenfalls bar).

Wer darf das: Admin, Manager, Kassierer, Kellner.

1. Geben Sie im Fenster Manuelle Barzahlung den Teilbetrag ein (zum Beispiel 20 €) und bestätigen Sie.
2. Auf der Zahlungsseite steht unter Erfasste Zahlungen jetzt Manuelle Barzahlung €20,00 mit einem roten ×. Darunter sehen Sie Bezahlt gesamt (€20,00), Restbetrag (im Beispiel €11,70) und einen Fortschrittsbalken („63% bezahlt"). Teilzahlung 20 € bar, Restbetrag 11,70 € offen
3. Tippen Sie erneut auf Bar und kassieren Sie den Rest. Das Fenster zeigt jetzt nur noch den offenen Betrag als Zu kassieren.

Zahlung entfernen

Ziel: Eine versehentlich erfasste Zahlung wieder entfernen, solange die Bestellung noch nicht abgeschlossen ist.

Wer darf das: Admin, Manager, Kassierer, Kellner.

1. Tippen Sie auf der Zahlungsseite in der Zeile der Zahlung unter Erfasste Zahlungen auf das rote × (Hinweistext Zahlung entfernen).
2. Eine Rückfrage Zahlung entfernen erscheint, zum Beispiel „Zahlung über €20,00 (Manuelle Barzahlung) entfernen?". Rückfrage Zahlung entfernen
3. Tippen Sie auf Entfernen. Mit Abbrechen bleibt alles, wie es war.
4. Geben Sie dem Gast das Geld zurück, wenn es schon in der Kasse liegt.

Mit Karte bezahlen

Vectis ist mit keinem Kartenterminal verbunden. Das Kartenterminal arbeitet für sich: Sie tippen den Betrag am Terminal ein, der Gast zahlt dort, und erst danach bestätigen Sie die Kartenzahlung in der Kasse von Hand. Die Kasse prüft nicht selbst, ob das Terminal die Zahlung angenommen hat. In der Liste der Zahlungen erscheint die Kartenzahlung als Kartenterminal.

Ziel: Eine Bestellung mit Karte kassieren, mit Trinkgeld. Beispiel: Bestellung #3 an Tisch 44 über 38,40 €, der Gast gibt 10 % Trinkgeld.

Wer darf das: Admin, Manager, Kassierer, Kellner.

1. Tippen Sie in der Bestellung auf Karte (oder auf der Zahlungsseite auf Karte).
2. Das Fenster Kartenzahlung öffnet sich. Oben steht Zu kassieren: €38,40. Darunter sehen Sie drei Kacheln: Betrag am Terminal, Trinkgeld und Restbetrag. Fenster Kartenzahlung über 38,40 €, noch ohne Trinkgeld
3. Wählen Sie das Trinkgeld mit den Schaltflächen links:
   • Ohne Trinkgeld – der Betrag am Terminal ist genau die Rechnung.
   • 5 %, 10 %, 15 % – die Kasse rechnet das Trinkgeld centgenau aus. Im Beispiel: 10 % von 38,40 € = 3,84 €, Betrag am Terminal 42,24 €.
   • Aufrunden – rundet den Betrag am Terminal auf den nächsten vollen Euro auf (zum Beispiel 38,40 € auf 39,00 €; das Trinkgeld ist dann 0,60 €).
   • Oder tippen Sie selbst: Tippen Sie auf die Kachel Betrag am Terminal oder Trinkgeld und geben Sie den Betrag mit dem Tastenfeld ein. Die andere Kachel rechnet sich automatisch mit. 10 % Trinkgeld: Trinkgeld 3,84 €, Betrag am Terminal 42,24 €
4. Geben Sie den Betrag am Terminal (im Beispiel 42,24 €) am Kartenterminal ein und lassen Sie den Gast bezahlen.
5. Optional: Tippen Sie auf + Belegnummer (optional) und tragen Sie die Belegnummer vom Terminalbeleg ein. Sie erscheint später in der Zahlungsliste als „Beleg-Nr. …".
6. Erst wenn das Terminal die Zahlung angenommen hat: Tippen Sie in der Kasse auf Kartenzahlung €42,24 bestätigen (die Schaltfläche nennt immer den Betrag am Terminal).
7. Die Kasse bucht die Zahlung und das Trinkgeld, schließt die Bestellung ab und druckt den Beleg.

Wenn bei der Kartenzahlung etwas schiefgeht

Ziel: Richtig reagieren, wenn die Kasse eine Kartenzahlung nach dem Bestätigen nicht buchen konnte.

Wer darf das: Admin, Manager, Kassierer, Kellner.

Die Kasse prüft nach jedem Fehler selbst, ob die Karte gebucht wurde, und zeigt ein Fenster, das Sie mit OK schließen. Folgen Sie dem Text:

1. Kartenzahlung nicht gebucht – „Bitte «Karte» erneut drücken – am Terminal NICHT erneut abbuchen." Tippen Sie auf Karte; das Fenster startet mit dem bereits abgebuchten Betrag. Bestätigen Sie erneut, ohne den Gast noch einmal zahlen zu lassen.
2. Kartenzahlung stornieren – zum Beispiel „Der Auftrag ist bereits bezahlt – diese Kartenzahlung am Terminal stornieren." Stornieren Sie die Zahlung am Kartenterminal; der Gast bekommt das Geld dort zurück.
3. Keine Verbindung – „Keine Verbindung zur Kasse – am Terminal nichts tun und erneut versuchen, sobald die Verbindung da ist."
4. Kartenzahlung gebucht – „Kartenzahlung gebucht – der Auftrag ist noch nicht abgeschlossen. Bitte «Zahlung abschließen» drücken." Tippen Sie auf der Zahlungsseite auf Zahlung abschließen.

Bar und Karte gemischt? Nicht möglich – Rechnung teilen

Ziel: Verstehen, warum eine Bestellung nicht teils bar und teils mit Karte bezahlt werden kann, und was Sie stattdessen tun.

Wer darf das: Admin, Manager, Kassierer, Kellner.

Eine Bestellung wird entweder bar oder mit Karte bezahlt. Haben Sie schon einen Teil bar kassiert und tippen dann auf Karte, erscheint unten auf der Zahlungsseite ein orangefarbener Hinweis:

Kartenzahlung nicht verfügbar – „Die Bestellung hat bereits eine Bar-/VNE-Zahlung. Gemischte Bar- und Kartenzahlungen werden nicht unterstützt."

Hinweis Kartenzahlung nicht verfügbar nach 20 € Teilzahlung bar

Umgekehrt (erst Karte, dann Bar) lautet der Hinweis Barzahlung nicht verfügbar – „Die Bestellung hat bereits eine Kartenzahlung. Gemischte Bar- und Kartenzahlungen werden nicht unterstützt."

So lösen Sie das:

1. Möchte der Gast doch alles mit Karte zahlen: Entfernen Sie die Barzahlung (siehe Zahlung entfernen), geben Sie das Bargeld zurück und kassieren Sie mit Karte.
2. Möchten mehrere Gäste unterschiedlich zahlen: Teilen Sie die Rechnung vor der ersten Zahlung nach Artikeln (siehe nächster Abschnitt). Jede Teilrechnung bezahlen Sie dann bar oder mit Karte.

Rechnung teilen (getrennt bezahlen)

Ziel: Gäste an einem Tisch möchten getrennt zahlen. Sie nehmen die Artikel eines Gastes in eine eigene Rechnung. Beispiel: Tisch 46 mit 8 Positionen über 57,90 €; ein Gast zahlt sein Wiener Schnitzel und ein Pils selbst.

Wer darf das: Admin, Manager, Kassierer, Kellner.

1. Öffnen Sie die Bestellung des Tisches. Achten Sie darauf, dass alle Änderungen an die Küche geschickt sind (Schaltfläche Küche).
2. Tippen Sie unten in der Leiste unter den Produkten auf Teilen. Bestellung an Tisch 46 (57,90 €) mit der Schaltfläche Teilen (rot markiert)
3. Das Fenster Rechnung teilen öffnet sich. Dort wählen Sie die Positionen für die neue Rechnung; mindestens eine Position bleibt in der aktuellen Rechnung.
4. Wählen Sie mit + und − für jede Position, wie viele Stück auf die neue Rechnung gehen. Die Anzeige „1 / 1" bedeutet: 1 von 1 Stück geht auf die neue Rechnung. Fenster Rechnung teilen: Wiener Schnitzel und ein Pils ausgewählt
5. Tippen Sie auf Neue Rechnung erstellen.
6. Die Kasse öffnet sofort die neue Rechnung (im Beispiel Wiener Schnitzel und Pils, 22,80 €). Kassieren Sie sie mit Bar oder Karte. Neue Teilrechnung über 22,80 € nach dem Teilen
7. Die ursprüngliche Bestellung bleibt mit dem Rest (im Beispiel 35,10 €) am Tisch offen. Kassieren Sie sie über den Tischplan oder teilen Sie für den nächsten Gast erneut mit Teilen. Der letzte Gast zahlt die ursprüngliche Bestellung.

Mit dem Cash Recycler bezahlen (VNE)

Ziel: Den Gast das Bargeld selbst in den Cash Recycler einzahlen lassen. Das Gerät gibt das Wechselgeld selbst heraus.

Wer darf das: Admin, Manager, Kassierer, Kellner.

1. Tippen Sie in der Bestellung auf VNE. Ist nur ein Gerät eingerichtet, wird es automatisch gewählt; sonst wählen Sie es auf der Zahlungsseite im Kasten Cash Recycler unter Terminal auswählen.
2. Das Fenster Banknotenannahme aktiv zeigt Angefordert, Eingezahlt und Zurückgegeben. Der Gast zahlt am Gerät ein.
3. Ist genug eingezahlt, bucht die Kasse die Zahlung und schließt die Bestellung ab.
4. Möchte der Gast abbrechen, tippen Sie auf Zahlung abbrechen; das Gerät gibt das eingezahlte Geld zurück.

Beleg nach der Zahlung drucken

Ziel: Wissen, wann der Beleg automatisch gedruckt wird, und einen Beleg nachdrucken.

Wer darf das: Admin, Manager, Kassierer, Kellner (Kassierer und Kellner sehen in Bestellungen nur den aktuellen Geschäftstag).

Nach der Zahlung druckt die Kasse den vollständigen Fiskalbeleg automatisch, wenn das in Menü › POS-Einrichtung › Belegoptionen so eingestellt ist (Automatischer Fiskalbeleg nach Barzahlung / Automatischer Fiskalbeleg nach Kartenzahlung). Diese Einstellung nimmt ein Admin oder Manager vor.

So drucken Sie einen Beleg nach:

1. Öffnen Sie Menü › Bestellverwaltung › Bestellungen.
2. Stellen Sie den Filter auf Bezahlt und suchen Sie die Bestellung (Spalte #, Status Abgeschlossen).
3. Tippen Sie in der Zeile auf Fiskal. Liste Bestellungen mit der Schaltfläche Fiskal in jeder Zeile
4. Das Fenster Bestellung … (im Beispiel „Bestellung 2") öffnet sich mit dem Bereich Kassenbon: Bon ID, Herkunft, Mitarbeiter, Gesamtbetrag, Artikel, Status, Platz (Tisch), Zahlungsart und Rückbetrag. Wählen Sie:
   • Bon drucken – den vollständigen Fiskalbeleg noch einmal drucken,
   • Kurzbeleg drucken – einen Kurzbeleg ohne Preise an die Küchendrucker schicken,
   • Mit Bewirtungsblock drucken – den Beleg mit dem Formular für einen Bewirtungsbeleg (Anlass, bewirtete Personen, Unterschrift) drucken. Fenster Bestellung 2 mit dem Bereich Kassenbon und den Druck-Schaltflächen
5. Schließen Sie das Fenster mit Schließen (ganz unten) oder mit dem × oben rechts.

Rückgabe buchen (Teil- oder Vollrückgabe)

Ziel: Nach dem Bezahlen einen Artikel zurücknehmen, zum Beispiel ein Getränk, das nicht in Ordnung war. Beispiel: Rückgabe des „230 Apple Spritzer 0,3 l" (3,00 €) aus der bezahlten Bestellung #2.

Wer darf das: Admin immer; andere Benutzer nur, wenn der Administrator bei ihrem Benutzer Allow storno (fiscal return/void) angehakt hat.

1. Öffnen Sie Menü › Bestellverwaltung › Bestellungen, Filter Bezahlt.
2. Tippen Sie in der Zeile der Bestellung auf Fiskal.
3. Scrollen Sie im Fenster nach unten. Unter dem blauen Hinweis zur Rückgabe sehen Sie alle Positionen mit Preis, Zurückgegeben, Menge und Rückgabebetrag. Mit Alle auswählen / Alle abwählen haken Sie alle Positionen auf einmal an oder ab.
4. Haken Sie die Position an (im Beispiel „230 Apple Spritzer 0,3 l"). Die Menge wird auf die ganze noch offene Menge gesetzt; ändern Sie sie bei Bedarf in der Spalte Menge.
5. Prüfen Sie den Rückgabebetrag und unten Gesamt (negativer Betrag, im Beispiel −3,00 EUR). Apple Spritzer zur Rückgabe ausgewählt, Gesamt −3,00 EUR, Schaltfläche Auswahl zurückgeben (rot markiert)
6. Tippen Sie auf Auswahl zurückgeben. Für eine Vollrückgabe tippen Sie stattdessen auf Alles zurückgeben. Die Rückgabe wird sofort gebucht – es gibt keine Rückfrage.
7. Die Kasse bucht die Rückgabe als eigene, signierte Fiskaltransaktion mit eigener Bon ID (im Beispiel 7) und druckt den Rückgabebeleg. Er erscheint im Bereich Rückgabebelege mit Bon ID, Erstellt und Betrag (in der Liste ohne Minuszeichen, im Beispiel €3,00). Mit Drucken drucken Sie ihn erneut. In der Spalte Zurückgegeben steht jetzt die zurückgegebene Menge; im Bereich Kassenbon stehen Rückbetrag €3,00 und Artikel 5/1. Rückgabebeleg Bon ID 7 über 3,00 € in der Liste Rückgabebelege
8. Geben Sie dem Gast den Betrag zurück.

Was nach dem Bezahlen nicht mehr geht – und warum

Ziel: Verstehen, welche Änderungen nach der Zahlung gesperrt sind.

Wer darf das: Alle.

Sobald eine Bestellung bezahlt ist, signiert die Kasse den Verkauf mit der TSE (Technische Sicherheitseinrichtung). Nach der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) darf ein signierter Verkauf nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Deshalb gilt:

• Eine bezahlte Bestellung kann nicht mehr bearbeitet werden („Bezahlte Bestellungen können nicht bearbeitet werden.").
• Sie kann nicht storniert, nicht geteilt und nicht rabattiert werden.
• Zahlungen können nicht mehr entfernt werden.
• Korrekturen sind nur über eine Rückgabe möglich (siehe oben). Die Rückgabe ist ein eigener, ebenfalls signierter Beleg, der den Originalbeleg ausgleicht.

Schon vor dem Abschluss gilt: Nach der ersten erfassten Zahlung sind die Positionen, der Rabatt und das Teilen gesperrt, bis die Zahlung entfernt wird.

Bezahlen, wenn die TSE nicht signiert (TSS rot)

Ziel: Wissen, was passiert, wenn die TSE gerade nicht signieren kann.

Wer darf das: Alle.

Oben rechts in der Kopfleiste zeigt der Punkt neben TSS den Zustand der Signatur: grün = TSE eingerichtet und aktiv; rot (blinkend) = es wird gerade nicht signiert.

TSS-Anzeige mit grünem Punkt in der Kopfleiste

1. Sie können auch bei roter Anzeige kassieren. Die Zahlung wird gebucht und die Bestellung als bezahlt abgeschlossen.
2. Informieren Sie Ihren Vectis-Servicepartner bzw. den Support.
3. Ist die Störung behoben, öffnen Sie Menü › Bestellverwaltung › Bestellungen, Filter Bezahlt, und tippen Sie bei den betroffenen Bestellungen auf Fiskal. Die Kasse signiert die Bestellung dann nachträglich; danach können Sie den Beleg mit Bon drucken drucken.

Kundendisplay

Ziel: Dem Gast auf einem zweiten Bildschirm die Bestellung und den Zahlungsstand zeigen.

Wer darf das: Admin, Manager, Kassierer, Kellner.

1. Öffnen Sie Menü › Bestellverwaltung › Bestellungen und tippen Sie oben rechts auf Kundendisplay. Das Kundendisplay öffnet sich in einem neuen Fenster desselben Browsers; ziehen Sie es auf den Kundenbildschirm.
2. Solange Sie die Bestellung noch bearbeiten, zeigt das Kundendisplay Willkommen – „Bitte warten Sie auf Ihre Bestellung".
3. Sobald Sie die Zahlungsseite öffnen, zeigt es die Positionen und unten den Tisch, Zahlung, die Anzahl der Artikel, Bezahlt, Restbetrag und Gesamt. Nach dem Abschluss erscheint Vielen Dank. Kundendisplay während der Zahlung: Tisch 53, 6 Artikel, Restbetrag 38,60 EUR

Häufige Fragen

F: Kann ein Gast einen Teil bar und den Rest mit Karte zahlen? Nein. Eine Bestellung wird entweder bar oder mit Karte bezahlt. Teilen Sie die Rechnung vorher nach Artikeln (Teilen) und kassieren Sie jede Teilrechnung einzeln.

F: Ist die Kasse mit unserem Kartenterminal verbunden? Nein. Sie geben den Betrag am Terminal ein und bestätigen die Zahlung erst danach von Hand in der Kasse.

F: Wie buche ich Trinkgeld bei Barzahlung? Gar nicht. Trinkgeld wird nur bei Kartenzahlung erfasst. Bar-Trinkgeld bleibt außerhalb der Kasse.

F: Ich habe aus Versehen einen falschen Barbetrag bestätigt. Was nun? Ist die Bestellung noch offen, entfernen Sie die Zahlung mit × und kassieren neu. Ist sie schon abgeschlossen, buchen Sie eine Rückgabe und kassieren die Bestellung neu.

F: Warum kann ich keine Artikel mehr hinzufügen? Weil schon eine Zahlung erfasst ist. Entfernen Sie die Zahlung oder legen Sie für die neuen Artikel eine neue Bestellung an.

F: Das Terminal hat abgebucht, aber die Kasse meldet „Kartenzahlung nicht gebucht". Muss der Gast noch einmal zahlen? Nein. Tippen Sie erneut auf Karte und bestätigen Sie, ohne am Terminal erneut abzubuchen.

F: Wo drucke ich einen Beleg noch einmal? Menü › Bestellverwaltung › Bestellungen, Filter Bezahlt, Fiskal, dann Bon drucken.

F: Kann ich einen Bewirtungsbeleg drucken? Ja, im selben Fenster mit Mit Bewirtungsblock drucken.

F: Kann ich eine bezahlte Bestellung stornieren? Nein, nur zurückgeben (Alles zurückgeben). Dafür brauchen Sie das Storno-Recht.

F: Warum sind die Rückgabe-Schaltflächen grau? Entweder ist nichts angehakt (dann ist nur Auswahl zurückgeben grau), oder Ihr Benutzer hat kein Storno-Recht. Ein Administrator kann es unter Menü › Benutzerverwaltung › Benutzer vergeben; danach ab- und wieder anmelden (siehe Kapitel 02).

F: Kann ich eine Rückgabe wieder rückgängig machen? Nein. Kassieren Sie den Artikel in einer neuen Bestellung, wenn der Gast ihn doch behält.

F: Gibt es einen Beleg per E-Mail? Nein. Der Beleg wird gedruckt; je nach Einstellung mit QR-Code.

F: Die TSS-Anzeige ist rot. Darf ich weiter kassieren? Ja, die Kasse bucht die Zahlungen. Informieren Sie sofort Ihren Vectis-Servicepartner und besprechen Sie mit ihm, was mit den betroffenen Belegen zu tun ist.

F: Warum sehe ich nach der Barzahlung das Wechselgeld nicht mehr? Die Kasse schließt eine vollständig bezahlte Bestellung sofort ab und öffnet eine neue Bestellung. Lesen Sie das Wechselgeld im Fenster Manuelle Barzahlung ab, bevor Sie bestätigen.